Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) Hakkında Bilgilendirme

ELEKTRONİK TİCARİ DEFTER SİSTEMİ (ETDS) HAKKINDA BİLGİLENDİRME

İşletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerin (pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri) elektronik ortamda tutulmasına imkân tanıyan TEBLİĞ, 14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmış ve 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girmiştir. (Tebliğde 14 Ağustos 2025 tarihli ve 32986 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ” ile 1. Değişiklik, 20 Eylül 2025 tarihli ve 33023 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ ile 2. değişiklik yapılmıştır.)

Tebliğ kapsamındaki ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazına ilişkin işlemlerin gerçekleştirilebilmesi amacıyla Ticaret Bakanlığı’nca Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) hazırlanmış olup; etds.ticaret.gov.tr adresinde faaliyete geçmiştir.

Özetle;

1. 01.01.2026 tarihi itibariyle yeni kurulacak tüm şirketler pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini e-defter olarak elektronik ortamda tutmak zorundadırlar.

Not 1: Savunma sanayii alanında faaliyet gösteren, Savunma Sanayii Başkanlığı ve Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfının birlikte veya ayrı ayrı doğrudan veya dolaylı bağlı ortaklık ve iştirakleri, Endüstriyel Yetkinlik Değerlendirme Programı (EYDEP) A sertifikasına sahip şirketler ve Savunma Sanayii Başkanlığı projelerinin ana yüklenicisi olan şirketler, kapsam dahilinde olduklarını tevsik eden Savunma Sanayii Başkanlığından alınan belgeleri şirketin kuruluşunda ticaret sicili müdürlüğüne vermeleri halinde e-defterden muaftırlar. Hâlihazırda kurulu olan ve defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketlerin sonradan bu fıkra kapsamına girmesi ve tevsik eden belgeleri Bakanlığa sunmaları halinde ise bunların elektronik defterleri sistemde kapatılır ve fiziki defterlerinin açılış onayları kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. 

Not 2: Anonim şirketler yönetim kurulu karar defterini, limited şirketler müdürler kurulu karar defterini isterlerse elektronik defter olarak tutabilecektir.

Not 3: Envanter defterleri şuan için isteğe bağlı olarak elektronik defter olarak tutulabileceği gibi fiziki olarak ta tutulabilmektedir.

2. Kuruluşu bakanlık iznine tabi şirketlerin haricindeki 01.01.2026 Tarihinden önce kurulmuş bulunan diğer şirketler tüm defterlerini FİZİKİ DEFTER olarak tutmaya devam edebilirler.
3. E-defter tutmak zorunda olan yada isteğe bağlı olarak e-defter tercih eden şirketler; pay defteri ve genel kurul müzakere defterini elektronik ortamda tutmak zorundadırlar, yönetim kurulu karar defterini ve müdürler kurulu karar defterini elektronik ortamda tutmak zorunda değiller, isteğe bağlıdır.
4. Bu defterleri elektronik ortamda tutmaya başlayanlar tekrar fiziki deftere dönemezler.

Not: Savunma sanayii alanında faaliyet gösteren, Savunma Sanayii Başkanlığı ve Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfının birlikte veya ayrı ayrı doğrudan veya dolaylı bağlı ortaklık ve iştirakleri, Endüstriyel Yetkinlik Değerlendirme Programı (EYDEP) A sertifikasına sahip şirketler ve Savunma Sanayii Başkanlığı projelerinin ana yüklenicisi olan şirketler, bu niteliklerini kaybetmeleri halinde takip eden hesap döneminin ikinci ayının sonuna kadar EK-1’deki örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırır ve elektronik defterlerin aktif hale getirilmesini sağlar.

5. Elektronik ortamda tutulan Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Müdürler Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Toplantı Ve Müzakere Defteri için açılış ve kapanış onayı aranmaz.
6. Yeni kuruluşta defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketler, MERSİS’ten kuruluş başvurusu yaparken elektronik defter seçeneğini seçmeli ve şirket yetkilisi veya dışarıdan en az bir adet defter yetkilisi belirleyerek sisteme bilgi girişi yapmalıdır. Şirket yetkilisi dışından e-defter yetkilisi belirlenmiş ise; MERSİS’te yer alan iki seçenekten birisi seçilerek işleme devam edilebilecektir.

       Bunlardan birinci seçenek: “E-Defter yetkilerini MERSİS yetki kabul alanından onaylamak istiyorum.”  seçeneğidir. Eğer bu seçenek seçilir ise şirket yetkilisinin MERSİS kullanıcısındaki “Yetki Kabul İşlemleri” bölümünden şirket yetkilisi dışından görev verilen kişi onaylanmalıdır ve bu şekilde işlem tamamlanmalıdır.

       İkinci seçenek ise “Onay işlemini Islak imzalı form yükleyerek tamamlamak istiyorum”. Seçeneğidir. Bu seçenek seçilir ise Ek-2 formu doldurulur ve ya MERSİS’te yer alan “E-Defter Yetkilisi Bildirim Formu Taslak Önizleme” butonu yardımı ile ekrana gelecek formdan çıktı alınır, hazırlanan bu formlar ıslak imza ile imzalanarak MERSİS’te yer alan “E-Defter Yetkilisi Bildirim Formu Ekle” butonu yardımı ile MERSİS’e yüklenir ve belge aslı ticaret sicili müdürlüğüne verilir.

7. Fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç altı (6) ay içinde Ek-1’deki örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırır. Dikkat! Bu işlem sadece noterlerde yapılmakta olup; ticaret sicili müdürlüklerinde yapılmamaktadır.
8. Fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda deftere geçmek isteyenler Ek-1’deki örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırır. Dikkat! Bu işlem sadece noterlerde yapılmakta olup; ticaret sicili müdürlüklerinde yapılmamaktadır.
9. E-defter yetkilisi olarak belirlenen kişi/kişilerde değişiklik yapılacaksa, ya da kişi/kişiler aynı kalacak ancak yetkili oldukları defter bilgilerinde değişiklik yapılacak ise, Ek-2 formu doldurularak ve noter veya ticaret sicili müdürlüğüne başvurularak değiştirilebilecektir.

• Yönetim kurulu kararları, müdürler kurulu kararları ve genel kurul kararları imzalandıktan sonra ETDS’ye (Elektronik Ticari Defter Sistemi) yüklenir.

Dikkat! Bu sistem üzerinden e-imzalı karar alınamaz. Sadece ıslak imzalı veya e-imzalı olarak alınan kararlar buraya yüklenir.

• Elektronik defter tutanlar, ticaret sicilinde tescil işlemi yaptıracaklarında, öncelikle ıslak imzalı veya e-imzalı kararı alarak ETDS’ye yükler, daha sonra ETDS’den karekodu ve doğrulama kodu olacak şekilde karardan çıktı alarak diğer tescil evrakları ile birlikte ticaret sicili müdürlüğüne başvurur.
• Bu şekilde hazırlanan kararlardan ayrıca noter onayı aranmaz.

 

ANONİM ŞİRKETLER
GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ	ETDS
PAY DEFTERİ	ETDS
ENVANTER DEFTERİ	İSTEĞE BAĞLI
YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ	İSTEĞE BAĞLI
DAMGA VERGİSİ DEFTERİ	FİZİKİ

 

 

 

 

KOOPERATİFLER
GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ	ETDS
PAY DEFTERİ	ETDS
ENVANTER DEFTERİ	İSTEĞE BAĞLI
YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ	İSTEĞE BAĞLI
DAMGA VERGİSİ DEFTERİ	FİZİKİ

 

 

 

 

LİMİTED ŞİRKET
GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ	ETDS
PAY DEFTERİ	ETDS
ENVANTER DEFTERİ	İSTEĞE BAĞLI
MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ	İSTEĞE BAĞLI

 

 

 

 

TİCARET SİCİLİ MÜDÜRLÜĞÜ’NDEN FİZİKİ OLARAK TALEP EDİLEN DEFTERLERE DAİR (ENVANTER, YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ, MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ) ŞİRKET YETKİLİSİ TARAFINDAN BEYAN VERİLMELİDİR.